13 עצות לטיפול יעיל בבקשת מידע

13 עצות לטיפול יעיל בבקשת מידע

לא להשתמש בחוק שלא לצורך – לעתים ניתן להשיג את המידע המבוקש באמצעות שיחת טלפון פשוטה אל הפקיד הרלוונטי ברשות הציבורית. הסיכוי להצליח בכך תלוי בשלושה: עיקר באופיו של הפקיד, וגם במהות המידע ובזמינות שלו. אם מדובר בפקיד/ה מסביר/ת פנים, ובמידע שאינו מעורר קושי מיוחד ושאיתו אינו דרוש עירוב של גורמים נוספים בתוך המשרד, יש סיכוי טוב שתוכלו לחסוך לא רק את אגרת הבקשה, אלא זמן יקר והתעסקות מיותרת בבירוקרטיה.
כשצריך למהר ולהשתמש בחוק – כאשר עושים שימוש בעצה מס 1, ורואים שהמידע אינו מגיע במהירות ובקלות, או כאשר נראה שהמידע אינו עונה על אחד משלושת הקריטריונים שצוינו לעיל, רצוי לגשת ישר להגשת בקשה לפי החוק. לעתים קרובות מדי ארגונים מבזבזים זמן יקר על התכתבויות עם הרשות, וכאשר הם מגיעים למסקנה שהמידע לא יתקבל על-ידי שיחות שכנוע בלתי פורמליות, הם נדרשים להתחיל את התהליך לפי החוק, כאילו לא נעשה דבר עד עתה.
הקדימו לשלם את האגרה – מניין הימים לפי ס 7 לחוק מתחיל עם קבלת האגרה ברשות. על כן מוצע לשלם את האגרה טרם משלוח בקשת המידע, ולצרף אליה את אישור התשלום. חלק מהרשויות מקבלות תשלום באינטרנט, ולגבי השאר ניתן להפקיד לחשבונן בבנק הדואר. תשלום מראש ימנע בזבוז זמן כאשר הרשות שולחת למבקש בדואר רגיל ולאחר עיכובים, הודעה שעליו לשלם אגרה ורק לאחר קבלת התשלום יחל הטיפול בבקשה.
במידת האפשר הגישו את הבקשה באמצעות האינטרנט – כמחצית ממשרדי הממשלה מאפשרים היום הגשת בקשות באמצעות שירות התשלומים הממשלתי. הממשק באתר מוגבל מאד, ואינו מאפשר כתיבה של בקשה באופן מסודר. היתרון הגדול תשלום מיידי ונח וקבלת אישור בדואר האלקטרוני על הגשת הבקשה. ההמלצה להגיש את הבקשה באתר, ולציין בתוכה שבנפרד נשלחת הבקשה גם בדואר, ואז לשלוח בקשה מסודרת בדואר רשום יחד עם העתק אישור ההגשה באינטרנט.
ערכו תחקיר מקדים – תחקיר מקדים להגשת הבקשה הוא חיוני כדי להקשות על הפקידים לחמוק ממסירת המידע עקב טעויות בהגדרת המידע המבוקש, וכן כדי להתמודד עם טענות בדבר קושי באיתור המידע. בררו בדיוק היכן נוצר המידע, אל מי הוא מועבר, האם יש עיגון חוקי להעברת המידע (חוק או תקנה המחייב להעביר דיווח מסוים לרשות כלשהי וכד).
כללו בבקשה מידע מדויק ככל האפשר על המידע המבוקש – כדי למנוע אי-הבנות ולהקל על הפקידים, חשוב לספק מידע כמה שיותר מדויק. במקום לבקש "פרוטוקול ישיבה שנערכה במשרדכם בנושא קליטת עולים באשדוד" עדיף לבקש (במידת האפשר, ובעקבות תחקיר) פרוטוקול הישיבה שנערכה בתאריך 3 בינואר 2008 אצל מנכ"ל המשרד, בנושא קליטת עולים באשדוד".
לא להגדיר את הבקשה באופן צר – הטיפול בבקשת מידע מצריך זמן, כסף ועצבים. אינכם רוצים למצוא עצמכם בסוף תהליך מוצלח לכאורה, כאשר מתברר שקיבלתם רק חלק מהמידע שייחלתם לו, כי הגדרת הבקשה הראשונית הייתה צרה מדי. פעלו תמיד מתוך הנחה שהפקיד יתייחס לבקשתכם בצורה דווקנית. כך למשל, אל תבקשו רק פרוטוקול של דיון, אם אתם מעוניינים לקבל גם את החומר שהוצג בדיון הזה. ציינו שאתם מעוניינים בפרוטוקול ובכל מידע שהוצג במהלך הישיבה, או שימש במסגרת ההכנה לה.
לא להגדיר את הבקשה באופן רחב מדי – האלטרנטיבה לגישה דווקנית מצד הפקידים, היא גישה של "ראש קטן". אם הבקשה מוגדרת באופן רחב מדי, יוכלו לטעון שאינם מבינים על מה מדובר, או לא קיים אצלם מידע כפי שביקשתם. לא כדאי לבקש "מידע בנוגע לתכנית להקמת קרית הלאום בראש פינה", אלא לבקש "פרוטוקולים של דיונים בנוגע לתכנית, תכניות שהוגשו על-ידי משרדי אדריכלים, תקציב התכנית, התכתבויות בנושא בין מנהל מקרקעי ישראל ומנהל הרכש הממשלתי, חוות דעת שהוגשו בנוגע לכדאיות התכניות" וכו וכו וכו. מבולבלים? הדרך הנכונה לנקוט בה כאשר אתם מעוניינים במידע רחב, היא לציין שאתם מבקשים "כל מידע הנוגע לתכנית (לא צר מדי) לרבות, פרוטוקולים, תכניות… וכו.
ניקטו גישה דווקנית בכל הנוגע למועדי – פקידי הממשל, כמו כל אדם שאנו באים במגע איתו, ראויים למידה סבירה של סובלנות והבנה לצרכיהם. אלא שהמציאות המצערת היא שהפקידים ייטלו ללא בקשת התחשבות מצדכם סובלנות הרבה מעבר למידה הסבירה. על כן הקפידו לתזכר אותם מיד עם חלוף המועדים הקבועים בחוק. עם משלוח הבקשה, סמנו ביומנכם לאחר שלושים יום שיש לדרוש מענה מיידי, אם לא הגיע קודם לכן. אם נשלחה הודעה על הארכת מועד, דרשו הסברים והנמקות כמתחייב בחוק. אל תקבלו הודעה שנייה על דחיית מועד, אלא בחתימתו האישית של ראש הרשות, כנדרש בחוק.
אל תסתפקו בתכתובות הרימו טלפון לממונה – אי הבנות רבות נפתרות בשיחה טלפונית, וגם כשאינן נפתרות, הן לפחות מתגלות הרבה יותר מהר. שיחה עם הממונה כשבועיים לאחר הגשת הבקשה, תאפשר להבין "לאן נושבת הרוח", אילו טיעונים מתגבשים נגד מסירת המידע, האם יש צורך לערב גורמים נוספים וכד. כך יתאפשר לכם להיערך בצורה טובה יותר למקרה של התנגדות מצד הרשות לבקשתכם, ותחסכו זמן יקר.
אל תתרגשו מנפנוף מצד הממונים בסייגים שונים בחוק – ממונים רבים מדי מתייחסים לסעיפים 8 (אי-מסירת מידע במקרים מסויימים), ו-9 (מידע שאין למוסרו או אין חובה למוסרו) כ"ארגז כלים" להתנערות מחובתם לספק מידע. שתי שיטות מיושמות כאן, ועליכם לאתרן ולהעיר לרשות בכדי שתשקול עמדתה בשנית. ראשית אזכור סייגים כאשר כלל אינם מתקיימים. למשל טענה על "פגיעה בפרטיות" כאשר במידע שאינו נהנה מהגנת הפרטיות כמשמעה בחוק הגנת הפרטיות, או מידע הנוגע לתאגיד, או טענה של "סוד מסחרי" כאשר מדובר במידע שאין לו ערך כלכלי של ממש, כפי שהוא מוגדר בחוק. שנית הצגת הסייג כסוף פסוק. זכרו! כל סייג, ללא יוצא מן הכלל, הוא רק התחלה של דיון מול הרשות באשר לאיזון בין האינטרס הציבורי בגילוי לבין הסייג.
איימו בהגשת עתירה – בחופש מידע, כמו בחוויות של פעילים בארגונים בתחומים רבים, לעתים קרובות מדי הדברים זזים רק כשחרב בית המשפט מתנופפת מעל. מכתב המודיע שבכוונתכם לעתור בגין הסירוב למסור מידע, או בגין העיכובים במתן ההחלטה, יחד עם העתק ליועמ"ש של הרשות, עשוי לעתים קרובות להביא ללחץ על הממונה לעמוד בדרישות החוק ולהימנע מגרירת הרשות להפסדים בבית המשפט.
היעזרו בתנועה לחופש המידע – אנו כאן לרשותכם. אין לנו תשובות לכל השאלות, אבל להרבה מהן כן, ואתם מוזמנים להתייעץ עימנו בכל עת!

פורסם תחת:

עצות להגשת בקשה
באתרנו מתפרסם מידע שנמסר מרשויות ציבוריות, כפי שהתקבל מהן. אנו עושים כמיטב יכולתנו להבטיח שלא יעלה לאתר מידע שיש בפרסומו משום פגיעה בזכויות הפרט. אם אתם סבורים שבכל זאת עלה באתר מידע כזה, אנא עדכנו אותנו במייל לכתובת: info@meida.org.il